Jak vybrat účetní program pro malou firmu

Účetní program se vybírá podle toho, jak vedete evidenci, kdo s ním bude pracovat a co potřebujete od účetního dostat zpátky. Živnostník v paušálním režimu, který potřebuje vystavovat faktury, má jiné požadavky než s.r.o. s DPH, skladem a více zaměstnanci. Správná volba ušetří čas při uzávěrkách i peníze za opravy chyb. Nejprve si ujasněte, co od programu čekáte, a až potom srovnávejte konkrétní možnosti.

Čtyři cesty, jak vést účetnictví

Možností je víc než jen "koupit program". Přehled pomůže najít správný výchozí bod.

Možnost	Hodí se pro	Výhoda	Slabina
Tabulka v počítači	drobné OSVČ s málo doklady	zdarma, jednoduchá	žádná kontrola chyb, ruční výpočty
Instalovaný program	firmy s jedním pracovištěm	jednorázový nákup, data u vás	aktualizace a zálohování řešíte sami
Online (cloudový) program	malé firmy s více uživateli, práce na dálku	přístup odkudkoliv, aktualizace v ceně	pravidelný poplatek, závislost na internetu
Externí účetní	kdo nechce účetnictví řešit	odborník a odpovědnost za výstupy	platíte za službu, podklady musíte dodávat včas

Zjistěte, zda vedete daňovou evidenci, nebo podvojné účetnictví, protože ne každý program umí obojí. Dále je důležité, jestli jste plátce DPH, kolik dokladů měsíčně vystavujete, zda potřebujete sklad, evidenci majetku, mzdy nebo cizí měny. Každá další funkce zvyšuje cenu i složitost, takže platit za moduly, které nevyužijete, je zbytečné.

Faktury, banka a import dokladů

Pro většinu malých firem je nejčastější činností fakturace a párování plateb. Zkontrolujte, zda program umí vystavit fakturu v požadovaném formátu, upozorní na splatnost a načte bankovní výpis. Dobrý program vám ušetří hodiny opisování. Ptejte se i na čtení dokladů z fotografie nebo emailu, pokud takové doklady dostáváte často.

Co potřebuje váš účetní

Pokud účetní už máte, zeptejte se ho, s čím pracuje a jaký formát dat mu vyhovuje. Dobrý program umí exportovat podklady nebo dát účetní přímý přístup. Změna nástroje uprostřed roku je zdlouhavá, proto s ní počkejte na začátek účetního období, pokud se to dá.

Pokud účetní nemáte a plánujete vést účetnictví sami, ověřte, zda program poskytuje podporu a aktualizace při změnách zákonů.

Vyzkoušejte před koupí

Většina programů nabízí zkušební provoz. Využijte ho a projděte typický měsíc: vystavte pár faktur, zaúčtujte výdaje, zkuste vytvořit přehled pro finanční úřad. Zjistíte, zda je ovládání srozumitelné. Hodnoťte také rychlost podpory, dostupnost návodů a to, kolik času zabere zařazení nového uživatele.

Zjistěte, co se stane s daty, když službu přestanete platit. Možnost exportu je pojistka, bez které nezačínejte.

DPH, mzdy a další moduly

Plátce DPH potřebuje program, který připraví podklady pro kontrolní hlášení a přiznání a zvládne tuzemské i zahraniční transakce. Pokud zaměstnáváte lidi, rozhodněte, zda mzdy zpracujete v programu, nebo je svěříte specializované službě. Mzdy mají zvláštní pravidla a chyby se rychle projeví v odvodech.

Další moduly, například sklad nebo evidence majetku, ocení firmy s výrobou či obchodem. Živnostník v službách je většinou nepotřebuje. Raději volte program, který lze doplnit později, než předražený balík.

Skryté náklady a bezpečnost dat

Do ceny započítejte nejen licenci nebo měsíční poplatek, ale také školení, příplatky za další uživatele, propojení s e-shopem nebo bankou a aktualizace. Při práci s citlivými daty o zákaznících a zaměstnancích sledujte zálohování, přístupová práva a způsob zabezpečení.

Účetní doklady se ze zákona musí uchovávat po stanovenou dobu, proto si ověřte, zda program umožňuje archivaci a přístup ke starším datům. Podrobnosti ověřte v zákoně o účetnictví a u své účetní nebo finančního úřadu.

Dvě modelové firmy

Ilustrační příklad: grafička na živnosti vystaví deset faktur měsíčně, není plátkyní DPH a vede daňovou evidenci. Stačí jí jednoduchý online program s fakturací a přehledy, případně tabulka a účetní na měsíční podklady. Naproti tomu s.r.o. s obchodem, skladem a dvanácti zaměstnanci potřebuje podvojné účetnictví, napojení na pokladnu, sklad a mzdy. Pro takovou firmu je rozumnější program s modulárním rozšiřováním nebo outsourcing účetnictví.

Obě volby jsou správné, protože odpovídají velikosti podnikání. Chyba nastává, když malý podnikatel platí za komplikovaný systém, nebo naopak rostoucí firma zůstává u tabulky.

Před výběrem se zeptejte sami sebe, zda za rok nebo dva budete potřebovat víc, než potřebujete dnes, a zda program umožní rozšíření bez ztráty dat.

Přechod z jednoho programu na jiný

Pokud už nějaký program používáte a chcete jej vyměnit, plánujte změnu na přelom účetního období. Před přechodem exportujte doklady, saldo pohledávek a závazků i otevřené faktury. Ověřte, že nový program umí data načíst, a první měsíc je vyzkoušejte paralelně, abyste odhalili rozdíly dřív, než se projeví v přiznání.

Stará data si ponechte v archivu po zákonem požadovanou dobu. Zvláště pozor na doklady z minulých let, k nimž se můžete vracet při kontrole.

Zdroje

• Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
• Finanční správa České republiky
• Komora daňových poradců České republiky